El último trimestre del año es la época para elaborar reportes y tomar decisiones basadas en datos. Para ello es fundamental que los reportes cumplan su función centrándose en temas cruciales, el uso de plataformas con aplicaciones de inteligencia artificial (IA) para el análisis de datos y un diseño que comunique eficientemente la información.
Los reportes son herramientas fundamentales para tomar decisiones lo más acertadas que permitan ajustar las estrategias, ahorrar costos, definir nuevas inversiones y proyectar retos nuevos. Para que la información a presentar sea verdaderamente valiosa, no basta con la recopilación de datos, sino deben realizarse análisis que lleven a conclusiones y recomendaciones para mejores resultados del negocio.
Además, estos reportes se convertirán en registros importantes para consultas en el futuro y, a su vez, tienen la función de rendición de cuentas de los esfuerzos realizados por todos los colaboradores.r ataque en tiempo real.
Para que los reportes sean eficientes, deben responder a preguntas clave que permitan una comprensión profunda del desempeño y los resultados. Además, debe comparar métricas actuales, para hacer proyecciones mediante la inteligencia artificial, con objetivos previamente establecidos.
Sin un análisis crítico de estos datos, cualquier reporte corre el riesgo de ser superficial, de carácter únicamente informativo, pero sin generar valor al orientar los próximos esfuerzos de la compañía. Para evitar que este sea el caso, te resumimos las siguientes claves para el análisis de datos y reportes eficientes:
Responder a preguntas de asuntos críticos
Las preguntas y los indicadores clave (KPI) varían en cada negocio dependiendo de la industria y sus objetivos. Es importante definir con claridad la información que se desea obtener, ya sea para explorar un tema (tendencias de los clientes) o confirmar una hipótesis (comprobar reducción de gastos tras tomar una acción). Al analizar los datos se debe tener en cuenta el contexto e información previa que podamos tener.
Un análisis de datos para el área de ventas, por ejemplo, podría responder a cuáles productos eliminar del inventario por baja demanda o tendencias de consumo. En el aspecto financiero, podría ayudar a visibilizar características de clientes morosos, en producción un hallazgo importante sería el costo de equipos en inactividad y, en logística, identificar procesos que aumentan los costos.
Análisis de la información con IA
Las plataformas con inteligencia artificial permiten la automatización en la recopilación de datos, pero también en su análisis, facilitando información valiosa de forma rápida y eficiente. Esto ahorra tiempo en la generación del reporte y evita errores humanos.
Por ello todas las empresas que abrazan la innovación han decidido implementar plataformas como Analytics Plus, de ManageEngine, o Power BI, de Microsoft, entre otras, para la optimización de este proceso. Estas soluciones permiten integrar datos desde una USB, bases de datos, aplicaciones como Dropbox, Google Drive o One Drive, en formatos xml, html, entre otros.oreo y buenas prácticas para la gestión de operaciones en la infraestructura híbri
En el caso de Analytics Plus cabe resaltar su integración con ServiceDesk Plus, OpManager y Applications Manager, lo que permite hacer análisis en menos de cinco minutos, con más de 100 informes prediseñados. Además, con dichas integraciones es posible incorporar la información de un grupo de monitores determinado y configurar alarmas al superar valores establecidos para un indicador, con lo cual no es necesario supervisar la plataforma a diario y ahorras tiempo.
Para generar tus reportes puedes seleccionar los datos por periodos de tiempo u otros criterios personalizados. De igual manera puedes personalizar el escritorio y la presentación de la información para adaptar a las gráficas más apropiadas y facilitar su comprensión.
El arte de comunicar eficientemente
Este es otro aspecto clave para que tu informe sea todo un éxito y para ello también puedes beneficiarte con las opciones que ofrecen las plataformas de automatización. Al utilizar gráficos interactivos y resúmenes visuales se incrementa la comprensión de la información.
Al contar con una plataforma para análisis de datos puedes cargar la información en Excel y las plantillas preexistentes te permitirán convertirla en gráficas personalizadas en pocos minutos. Elige dichos gráficos de acuerdo a lo que quieres comunicar, por ejemplo las barras son adecuadas para la comparación de cantidades entre un periodo y otro, mientras que los gráficos circulares permiten una mejor comprensión de las proporciones y los diagramas de líneas son ideales para demostrar tendencias.
Utiliza títulos claros y concretos para cada gráfica del reporte, si es necesario agrega descripciones breves. Asegúrate que el tipo de letra sea fácilmente legible y evita el uso de más de tres colores en el diseño general.
Por último, ten en cuenta que las soluciones de automatización con IA permiten exportar el reporte en formato PDF, compartirlo en un portal con un código HTML o hacer presentaciones en tiempo real.
Hacer reportes no tiene que ser tedioso cuando se tienen objetivos claros, la información precisa gracias a la automatización, el análisis inteligente y los recursos de diseño fáciles de adaptar a la información que quieres trasladar.
Si aún no cuentas con una solución como Analytics Plus o Power BI, o quieres mejorar su implementación, comunícate con uno de nuestros asesores para una consultoría gratuita.
